Auftragsbearbeitung

Auftragsbearbeitung – das Herz jedes Unternehmens

Die Anforderungen an die Unternehmen werden zunehmend komplexer und immer grössere Informationsmengen müssen in immer kürzerer Zeit verarbeitet werden. Gleichzeitig steigen auch die Ansprüche an die Qualität der Managementinformationen, die jederzeit sofort abrufbar sein müssen. Diese Anforderungen können nur mit einer integrierten Software erfüllt werden. Die Auftragsbearbeitung spielt dabei die zentrale Rolle, steuert sie doch die meisten Prozesse, welche auch Applikationen wie die Leistungs-/Projektabrechnung, die Produktionsplanung und -steuerung, das Service- und Vertragsmanagement und die Debitoren-, Kreditoren- sowie Finanzbuchhaltung mit integrierter Kostenrechnung tangieren. Durch die vollständige Integration aller Bereiche kann mit ABACUS eine leistungsfähige Gesamtlösung mit hohem Bedienungskomfort realisiert werden. Die Verknüpfung von Auftragsverwaltung mit integriertem Web-Shop, Einkauf und Bestellwesen, Lagerverwaltung, Produktion kombiniert mit frei gestaltbaren Bildschirmmasken und Auftragspapieren, der Unterstützung von praxisgerechten Arbeitsabläufen auch via E-Business-Plattformen usw. machen professionelle Lösungen möglich. Die ABACUS Auftragsbearbeitung ist als Standardsoftware branchenunabhängig einsetzbar, verfügt über viele Customizing-Funktionen und ist durch die ständige Weiterentwicklung zukunftsorientiert.

Kundennutzen

Verkauf und Vertrieb
Eine effiziente Auftragsbearbeitung braucht massgeschneiderte Eingabemasken: beliebig gestaltbare, auf unternehmensspezifische Anforderungen optimal anpassbare Erfassungsprogramme schaffen enorme Zeitersparnis bei der Bearbeitung der Aufträge.

Einkauf und Beschaffung
Mit der Option ”Einkauf” erhält der Sachbearbeiter ein Instrument für die effiziente Erfassung, Abwicklung und Überwachung der Bestellungen. Dies erlaubt, für maximale Lieferbereitschaft, einen optimalen Lagerbestand zu führen.

E-Business
Die ABACUS Auftragsbearbeitung ermöglicht Unternehmen auf einfache Weise den elektronischen Handel und Datenaustausch. Die E-Commerce-Lösung AbaShop bietet eine Plattform, die Produkte im Web zu präsentieren und zu verkaufen. Die Standard E-Business-Anwendung AbaNet erlaubt elektronische Dokumente mit Kunden und Lieferanten auszutauschen und automatisch zu verarbeiten.
ABACUS E-Business gewährleistet einen medienbruchfreien und hoch automatisierten Handel mit Geschäftspartnern über das Internet – rund um die Uhr an sieben Tagen pro Woche.

Lagerverwaltung
Artikel, die im Lager liegen, kosten Geld. Eine effiziente Lagerverwaltung spart nicht nur Zinsen, sondern gibt auch Auskunft über die Verfügbarkeit eines Artikels. Diese Transparenz gewährleistet eine hohe Lieferbereitschaft.
Die Lagerverwaltung der Auftragsbearbeitung erfüllt eine zentrale Funktion für alle Module, wie Verkauf, Einkauf, Produktion, Service-/Vertragsmanagement und Leistungs-/Projektabrechnung, die lagerrelevante Buchungen auslösen.

Stammdatenverwaltung
Vollständige und den Bedürfnissen des Unternehmens entsprechende Stammdaten sind eine Grundvoraussetzung für den erfolgreichen Einsatz der Auftragsbearbeitungs-Software. Die permanente Pflege der Stammdaten ist die Aufgabe des Benutzers; komfortable und einfache Bearbeitungsprogramme und -masken unterstützen ihn dabei.

Customizing / Systemprogramme
Customizing ist angesichts der breiten Palette von Möglichkeiten, welche die Auftragsbearbeitungs-Software bietet, nicht nur ein Schlagwort. Die Programme so optimal wie möglich auf ein Unternehmen abzustimmen ist ein Muss für ein leistungsstarkes Auftragsbearbeitungssystem. Ebenso unabdingbar sind für die Wartung eines so umfangreichen Systems entsprechende Reorganisationsprogramme.

Zielgruppe / Branche

Die ABACUS Auftragsbearbeitung richtet sich an Schweizer KMU sowie an kleine und mittelständische Unternehmen aus Deutschland, die mit einer innovativen Software ihre Geschäftsprozesse optimieren wollen, um so auch zukünftig den stetig wachsenden Ansprüchen der Wirtschaft gerecht werden zu können.

Die ABACUS Auftragsbearbeitung ist als Standardsoftware aufgrund ihrer Flexibilität und einfachen Anpassbarkeit auf unterschiedliche Anforderungen in vielen Branchen als leistungsstarkes Instrument im Einsatz.

Funktionsübersicht

Verkauf / Auftragsverwaltung

Individuell gestaltbare Erfassungsmasken pro Benutzerkategorie mit frei definierbaren Zusatzfeldern
Funktionalität mit JavaScript erweiterbar
Firmenspezifische Anpassungen dank freien Feldern
Angebotsverwaltung
Drei verschiedene Adressen pro Auftrag
Lagerprüfung, Reservation bei Artikelerfassung im Auftrag
Lieferantenbestellung aus Auftrag
Unterstützung beliebiger Fremdwährungen
Positionsrabatte und Dokumentrabatte
Naturalrabatte
Mindestrechnungsbetrag, Kleinmengenzuschlag
Umrechnung von Verkaufsmengen in Lagermengen automatisch
Automatische Ablaufsteuerung mit beliebig vielen Dokumenten und Aktionen
Ausdruck der Dokumente online oder via Batch
Auftragsspezifische Anpassung der Ablaufsteuerung
Anpassungen des Auftrags jederzeit möglich
Fakturieren von Teillieferungen, Bildung von Rückstandsaufträgen
Sofortfaktura, Monatsfaktura, Periodenfaktura, Sammelfaktura, Barfaktura, Verbandsfaktura, Teilfaktura
Unterstützung von VESR / BESR
Preis- und Rabattsystem mit vielfältigsten Möglichkeiten
Provisionierung integriert mit Debitorenbuchhaltung
Auftragsdisposition

Kunden / Artikel / Leistungen / Zuschläge

n-stufige Hierarchie für verdichtete Auswertungen, Umsätze
Vordefinierbare Textbausteine für Artikelbeschreibungen
Einkaufs-, Lager-, Verkaufs- und Preiseinheiten
Listenpreise, Aktionspreise, Fixpreise, Staffelpreise
Normal-, Aktions-, Spezial-, Staffel- und assortierte Rabatte
Rabattierung für einzelne Artikel, Kunden sowie für ganze Artikelgruppen, Kundengruppen oder Kombinationen
Sämtliche Preise und Rabatte datumsabhängig definierbar, auch in Fremdwährung
Kontierung sowie Kostenstellen und Kostenträger in direktem Zugriff zur Finanzbuchhaltung
Individueller Ausbau der Artikelstammdaten mittels freier Felder
Artikelbeschreibung in beliebigen Fremdsprachen
Frei definierbare Suchschlüssel für Artikel und Leistungen

Produktvarianten

Definition von bis zu 10 Dimensionen wie Grössen, Farben, Längen, Sujets, Ausführungen etc.
Pro Artikel unterschiedliche Dimensionen definierbar
Komfortable Variantenübersicht pro Artikel im Verkauf, Einkauf und Produktstamm
Preiszu- und -abschläge pro Produktvariante
Lagerführung wahlweise auf Basisprodukt oder Produktvariante Rahmenverträge
Verwalten von Rahmenaufträgen und Rahmenbestellungen mit Rahmenmengen, min./max. Abrufmengen, Gültigkeit, Preis/Rabatt-Konditionen
Beliebig viele Abrufe mit direkter Referenz zum Verkaufs-, Einkaufs- und Produktionsauftrag
Rahmenauftragsübersicht nach verschiedenen Kriterien

Qualitätssicherung

Verwalten von Prüfspezifikationen und Prüfplänen
Zuordnung von Prüfplänen auf QS-pflichtige Produkte
Automatische Erstellung von Prüfaufträgen beim Lagereingang von Chargen und Seriennummerartikeln
Freigabe oder Sperrung von Chargen resp. Seriennummerartikeln nach Abarbeitung des Prüfauftrags
Automatische Erstellung von Retest-Prüfaufträgen

Einkauf / Bestellwesen

Individuell gestaltbare Erfassungsmasken pro Benutzerkategorie mit frei definierbaren Zusatzfeldern
Funktionalität mit JavaScript erweiterbar
Lieferantenorientierte Einkaufspreise, Rabatte
Automatische Bestellvorschläge und Bestellanfragen
Automatische Einkaufsdisposition
Aussagekräftige Verfügbarkeitsübersichten
Übersichten über offene Bestellungen und Rückstände
Lieferterminüberwachung, Lieferavisierung mit Mahnfunktion
Lagereingang mengen- und wertmässig separat erfassbar
Automatische Ablaufsteuerung mit beliebig vielen Dokumenten und Aktionen
Sammelrechnungen
Automatische Rückstandauflösung für Kundenaufträge
Integration in Kreditorenbuchhaltung
Bezugskosten

Lagerverwaltung

Beliebig viele Lagerorte und Lagerplätze
Jederzeit aktuelle Lagerinformationen
Automatische Bestandesnachführungen von Lagermengen, reservierten Mengen, bestellten Mengen
Zukünftige Verfügbarkeit mit Bedarfsübersicht
Manuelle Lagereingänge/-ausgänge, Umbuchungen
Mengen- und wertmässig getrennte Erfassung von Lagereingängen
Journal über sämtliche Lagerbewegungen
Inventurprogramme (Zähllisten, Abweichungslisten, Bewertung)
Lagerbewertung (auch rückwirkend) und Lagerkennzahlen
Sperrlager
Standardlager pro Artikel je für Verkauf, Einkauf, Produktion definierbar
Direktlager für die auftragsbezogene Beschaffung durch Verknüpfung der Verkaufsposition direkt mit der Einkaufsposition

Seriennummerverwaltung

Verwaltung von Geräten mit Seriennummern
Pro Artikel Seriennummervergabe wahlweise bei Lagereingang oder -ausgang
History von Reparaturen, Garantieleistungen, Austausch
Auswertungen kunden- und artikelseitig

Chargenverwaltung

Verwaltung von Chargen pro Lagerort / Lagerplatz
Frei wählbare Sortierung (FiFo, Verfalldatum, Chargennummer)
Chargenverfolgung

E-Business AbaNet

Austausch und automatische Verarbeitung von elektronischen Dokumenten, inkl. E-Rechnung mit Kunden und Lieferanten
Standardisierter Anschluss an verschiedene E-Business-Netzwerke wie SIXPaynet, PostFinance, Swisscom IT Services sowie GS1-zertifizierte EDI-Netzwerke

E-Business AbaShop

Mit der Auftragsbearbeitung verknüpfter Webshop
Replikation von Artikeldaten inkl. Bildern und Texten
Automatische Übernahme von Webshop-Bestellungen ins Auftragswesen

Kassenoption

Integration in Warenwirtschaft und Finanzapplikationen
Unterstützung von Barcode-Lesegeräten und Zahlterminals
Kundendisplay und Kassabon frei definierbar
Verschiedene Zahlungsarten

Abo-Verwaltung

Periodische Verrechnung von Dienstleistungen, Artikeln, Abonnementen, Zählerständen
Periodizität der Verrechnung und Verrechnungspositionen frei wählbar

Management-Informationssystem

Aussagekräftige Kunden-/Artikelinformationen mit Drill-Down-Funktion bis Ursprungstransaktion
Verdichtete Informationen über Kundengruppen, Artikelgruppen
Tagesstatistiken über Aufträge, Lieferungen, Pendenzen
Monats- und Jahresstatistiken mit Vorjahres- oder Budgetvergleichen
ABC-Analyse für Kunden, Artikel, Lieferanten
Budgetvorgaben für Artikel, Kunden oder Kombination

Report Writer AbaView

Gestaltung und Anpassung sämtlicher Dokumente auf individuelle Bedürfnisse

Integration externer MDE-Geräte (Mobile Datenerfassung)

Aufträge erfassen (Kommissionen)
Bestellungen erfassen
Lagerein- und -ausgänge
Inventur
Generiert ABACUS-Schnittstellen

Digitale Prozesse in der Auftragsbearbeitung

Scannen von Auftrags- und Bestelldokumenten mit Archivierung mittels Barcode bei Originalauftrag/-bestellung
Archivierung beliebiger Dokumente in digitaler Form
B2B-Datenaustausch aller Dokumente wie Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen mit Kunden und Lieferanten
B2C-Webshop-Integration
Direkter Zugriff aus Finanzbuchhaltung und Auftragsbearbeitung auf Lieferantenrechnung

Die Beratung macht den Unterschied. Ihre Bedürfnisse sind individuell, unsere Produkte massgeschneidert.

- Auftragsbearbeitung (3.6MB)
- Flyer Kassenlössung

Artikel zu weiteren Themen:

- Auftragsbearbeitung ULC Version (2.2MB)
- Ausfuhrzollanmeldung
- Rahmenvertragshandling
- Mobile Datenerfassung (MDE)
- Farben und Grössen
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