Office Manager (m/w)

Sie sind ein Teammitglied des Backoffice (2-3 Personen) und fühlen sich zusammen mit Ihren Kolleginnen für alle anstehenden Aufgaben/Prozesse verantwortlich. Sie stellvertreten sich gegenseitig, tauschen sich aus, verbessern Prozesse und lernen voneinander in Abstimmung mit unseren Beratern und Prozessverantwortlichen.

Wir sind ein kleines Unternehmen in einem modernen Umfeld, welches sich stetig wandelt. Folgende Prozesse und Anforderungen stehen im Vordergrund:

Prozesse mit Kundenbezug

• Sachbearbeitung der Software Lizenzadministration
• Sachbearbeitung IT Hostinglösungen
• Fakturierung von unseren Leistungen
• Erstkontakt Telefonzentrale/Helpdesk und Empfang
• Vertrags- und Vorlagenmanagement
• Unterstützung bei Offert- und Marketingprozessen
• Stammdatenpflege im Bereich CRM sowie Projekt- und Auftragsverwaltung

Prozesse mit Mitarbeitern

• Allgemeines Office Management
• Unterstützung der Team-, Bereich- und Geschäftsleiter 
• Unterstützung der Linie bei der Mitarbeiterbetreuung
• Organisation von Anlässen
• Ordnung und Bereitstellung Cafeteria und der Sitzungszimmer 

Prozesse der Buchhaltung

• Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
• Spesen- und Kreditkartenmanagement
• Flottenmanagement und Versicherungen
• Unterstützung unserer Treuhänder

Bewerben Sie sich auf diese interessante und abwechslungsreiche Stelle, wenn Sie folgendes Profil erfüllen:

• Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung (oder allenfalls auch über eine Matura) und sind idealerweise schon mit den Prozessen eines agile Dienstleistungsanbieters vertraut.
• Sie haben eine rasche Auffassungsgabe, ein Flair für Zahlen und Berechnungen und sind in der Lage sich neuen Gegebenheiten anzupassen, diese zu verstehen und stetig dazuzulernen. 
• Sie haben eine gepflegte, diplomatische Sprache und stilsichere Ausdrucksweise in Mundart und Schriftsprache. Sie schätzen den direkten Umgang mit Kunden und wissen eine Email/einen Brief wohlformuliert zu versenden.
• Sie sind bis 45 Jahre alt.
• Sie sind es gewohnt, für verschiedene Ansprechpartner zu arbeiten (Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten, Partner und Ihre Kollegen). 
• Sie sind in der Lage auf saisonale Auslastungseffekte und Abwesenheiten Ihren Kollegen zu reagieren und die Stellvertretung zu übernehmen. Sie suchen eine Jahresarbeitszeit, die auch Ihnen die gewünschte Flexibilität einräumt. 
• Office Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint) bedienen Sie versiert, da Sie in unseren Prozessen von hoher Bedeutung sind.   
• Sie streben eine speditive, exakte und professionelle Arbeitsweise an.
• Die Anwendung von Fremdsprachen ist eher selten, kann aber in E/F/I sein. Mündliche Fähigkeiten sind von Vorteil.  
• Sie sind eine freundliche, aufgestellte und motivierte Persönlichkeit mit einer hohen Sozialkompetenz und Empathie. In hektischen Zeiten behalten Sie Ruhe und den Überblick. Eine gesunde Portion Humor sollten Sie ebenfalls mitbringen.

Wir bieten einen modernen Arbeitsplatz in Glattbrugg ZH mit fortschrittlichen Arbeitsbedingungen in einem motivierten Team.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung. Übermitteln Sie uns diese ausschliesslich mittels dem dafür vorgesehenen Link auf dieser Seite. Es werden für diese Positionen keine Bewerbungen von Personalvermittlern akzeptiert.